Complaints Policy
Whilst we have a language switcher at the top of our website, we have included the Welsh and English separately below.
This policy covers The West Wales Chronicle, South Wales Chronicle, Llanelli Standard, Swansea Standard, Carmarthenshire Standard, Newyddion Lle and any other Red Brand Media publications.
1. Red Brand Media view complaints as an opportunity to learn and improve the quality of our journalism and the contents of our publication(s) for the future, as well as a chance to put things right for the person (or organisation) that has made the complaint.
2. Our policy is:
- To provide a fair complaints procedure that is clear, convenient and easy to use for anyone wishing to make a complaint (in particular those that are vulnerable or who have disabilities)
- To uphold and adhere to the Standards Code (“Code”) https://impress.press/standards/ set out in the IMPRESS Regulatory Scheme in our assessment of all complaints
- To publicise the existence of our complaints procedure so that readers know how to contact us to make a complaint
- To make sure everyone working for us knows what to do if a complaint is received
- To make sure all complaints are dealt with promptly and fairly, with decisions based on sufficient investigation of the circumstances and (where appropriate) offer a suitable remedy
- To make sure that complaints are, wherever possible, resolved and that trust in our journalism and our publication(s) remains strong
- To gather informationabout all the complaints we receive to help continually improve the quality of our journalism and our publication(s)
- To submit an annual report to IMPRESS of all complaints received and their outcomes
- To submit any complaint that is not resolved by us ina timely or satisfactory way to IMPRESS and to comply with directions issued by IMPRESS relating to its Regulatory Scheme
- To make available to all our employees a confidential whistleblowing hotline which is independently operated by IMPRESS and not to take any action to the detriment of anyone who uses the hotline or declines to breach the Code
Making Your Complaint
Please read the complaints policy & procedure before sending your complaint.
Definition of a Complaint
3. A complaint is any expression of dissatisfaction, whether justified or not, about the editorial content, standards of journalism or conduct of employees or contributors involved in production of our publication(s) that engages the standards set out in the Code.
6. A complaint should be clearly marked as such. General enquiries and requests for corrections will not normally be dealt with as a complaint under this policy unless the complainant makes it clear that they wish to make a complaint.
Who Can Complain and How?
4. Complaints may come from any person or organisation who is:
- Personally,and directly affected by an alleged breach of the Code
- A representative group affected by an alleged breach of the Code, where there is public interest in the complaint
- A third party seeking to ensure accuracy of published information
5. A complaint should be received by email or in writing although complaints are accepted by other reasonable means where it is not convenient or practical for the individual complainant to complain in writing.
Whistleblowing Rights of Employees and Contributors
7. Employees or contributors are encouraged to contact the IMPRESS confidential whistleblowing hotline (“the Hotline”) if they are being pressurised to breach the standards set out in the Code or if they have concerns that the standards set out in the Code are not being adhered to more generally by Us.
8. We will publicise the contact details of the Hotline to all our employees and contributors.
9. Any employee or contributor of who uses the Hotline does so with Our full support and in the knowledge that they will not be sanctioned as a result of doing so,
10. We guarantee to protect all whistle-blowers from possible reprisals, victimisation or sanction if a disclosure has been made in good faith even if a subsequent independent investigation carried out by IMPRESS into our journalism finds there to beno breach of the Code or of the IMPRESS Regulatory Scheme. For the avoidance of doubt, We will not take any action to the detriment of anyone who uses the IMPRESS whistleblowing hotline or declines to breach the Standards Code adopted by Us as part of ourcompliance with the IMPRESS Regulatory Scheme.
Confidentiality
11. All complaint information will be handled sensitively, telling only those who need to know and following any relevant data protection requirements. Compliance Records
12. In respect of each title, we will maintain a written record of all complaints, to include the name and contact details of the complainant, the material or conduct in respect of which the complaint is made and the alleged Code breach.
13. For each complaint record, We will include any steps taken by Us to address the complaint, and the outcome of the complaint. This record will be made available to IMPRESS and to the public (in a redacted form, where necessary), for publication by IMPRESS in its annual report.
14. We will report to IMPRESS all compliance failures of which We become aware (whether complained about or not)
15. Monitoring and learning from complaints are reviewed quarterly by Us to identify any trends which may indicate a need to take further action.
Responsibility
16. Overall responsibility for this policy and its implementation lies with our management board.
17. Responsibility for ensuring that complaints are managed in accordance with this policy lies with a nominated senior legal and compliance standards individual for each title.
18. Each title shall include a statement of arrangements which includes details of the internal authority structure, where responsibilities for Code compliance lie, to whom notice of failure in compliance would be reported (whether complained about or not), together with steps to deal with any failures in compliance.
Procedure
Stage One: Making a Complaint
1. Information on how to make a complaint is clearly publicised on the Red Brand Media website (under Complaints), all our publications websites (under complaints and redirected to the Red Brand Media website) and in the Llanelli Standard (Page 2 in print and under complaints online).
2. Complaints may be sent in writing to Us at Red Brand Media, CETMA Business Centre, Marsh St, Llanelli, SA15 1BG, by e-mail at complaints@redbrandmedia.org.uk or telephone on 01554 556886 or other reasonable means where this is more convenient and practical for the complainant.
3. Complainants should provide the following information before their complaint will be considered:
- The complainant’s name, address, e-mail address and telephone number
- If the complaint is about a news article it must include:
▪the name and date of the publication and page reference of the specific article being complained about plus the URL.
▪URL/Link to any visual or audio element of the complaint.
▪a written account of what is being complained about with clear reference made to (i) any specific words or phrases in the article that are relevant to the complaint; and (ii) any clauses of the Standards Code adopted by IMPRESS (“Code”) that the complainant believes to have been breached
▪The desired outcome or remedy sought by the complainant - If the complaint is about the conduct or behaviour of an employee or contributor it must include:
▪the name(s) of the individual(s) being complained about (if known) or any other information which may identify the individual (s)
▪a written account of what is being complained about with clear
▪reference made to (i) the nature of the behaviour or conduct being complained about including any relevant times, dates, correspondence or other evidence to support the complaint; and (ii) any clauses of the Code that the complainant believes to have been breached
▪The desired outcome or remedy sought by the complainant4.We will make reasonable efforts to contact a complainant by telephone, e-mail or in writing to ensure that sufficient information is provided to respond to the complaint
Stage Two –Recording, Investigating and Resolving the Complaint
5. The complaint information should be passed to the person we have nominated as being responsible for legal standards and compliance. They will record it in the complaints log and will acknowledge receipt of the complaint by e-mail or in writing within 7 calendar days of receipt of the complaint.
6. The acknowledgement of receipt of a complaint should say who is dealing with the complaint and when the person complaining can expect a reply. Any conflicts of interest should also be declared at this point. A copy of this complaints policy should be attached.
7. The legal standards and compliance contact is responsible for ensuring that the circumstances of the complaint are investigated fairly and that any conflicts of interest are managed. This may require the complainant to provide additional information, documents or other evidence to support their complaint.
8.Complainants should receive a final decision letter/email within 21 calendar days from the date of the receipt of the complaint.
9. The final decision letter will inform complainants that they have the right to refer their complaint to IMPRESS, stating the applicable time limits, set out in clause 4.4 of the IMPRESS Regulatory Scheme, and how to contact IMPRESS.
10. Whether the complaint is justified or not, the reply to the complainant should describe the action taken to investigate the complaint, the conclusions from the investigation, and any action taken as a result of the complaint.
Stage Three –Escalating the Complaint to IMPRESS
11. If the complainant feels that the problem has not been satisfactorily resolved by Us at Stage Two or if the complainant feels that there are justifiable reasons why the complaint is so urgent that they cannot wait for Us to respond, they can request that the complaint is reviewed by IMPRESS in accordance with its Regulatory Scheme, by contacting IMPRESS using the following details.
IMPRESS: The Independent Monitor for the Press CIC
16-18 New Bridge Street, London, EC4V 6AG
Tel: 020 3325 4288
Email: complaints@impressreg.org.uk
Review
This policy is reviewed regularly and updated as required.Adopted on:
21stJanuary 2023
Next review: 21stJanuary 2024
Mae’r polisi yma yn cwmpasu’r ‘West Wales Chronicle’, ‘South Wales Chronicle’, ‘Llanelli Standard’, ‘Swansea Standard’, ‘Carmarthenshire Standard’, Newyddion Lle a bob cyhoeddiad arall ‘Red Brand Media’.
1. Ma’ ‘Red Brand Media’ yn weld gwynion fel cyfle i ddysgu a gwella’r ansawdd ei’n newyddiaduraeth a’r cynnwys ein gyhoeddiadau yn y dyfodol, yn ogystal i gyfle i wneud pethau’n iawn dros y person (neu’r sefydliad) wnaeth wneud yr achwyniad.
2. Hwn yw ein Polisi:
- I roi gweithdrefn achwyniadau sy’n glir, cyfleus a hawdd i ddefnyddio i unrhywun sy’ mhoen wneud achwyniad (yn enwedig pobl sy’n niweidiadwy neu yn cael anableddau)
- I gynnal ac ymlynu i’r Cod Safonau (cod – https://impress.press/standards/) fel eu gosod allan yn Gynllun Rheoleiddiol IMPRESS yn ein asesiad o bob achwyniad.
- I gyhoedda’r fodolaeth o’n Polisi Achwyniadau fel bod darllenwyr yn gwybod sut i gysylltu â ni i wneud achwyniad.
- I sicrhau fod pawb sy’n gweithio gyda ni wybod beth i wneud os ydy’n ni dderbyn achwyniad
- I sicrhau fod pob achwyniad yn cael eu delio gydag yn brydlon ac yn deg, gyda phenderfyniadau cael eu gwneud yn seiliedig ar ymchwiliad digonol o’r amgylchiadau a (lle fod e’n briodol) cynnig datrysiad addas
- I sicrhau fod achwyniadau yn, lle bynnag fod e’n bosib cael eu datrys a bod ymddiried yn ein newyddiaduraeth ac ein cyhoeddiadau’n aros yn gryf
- I gasglu gwybodaeth amdano pob achwyniad rydym yn derbyn i helpu gwella’r safonau ein newyddiaduraeth ac ein cyhoeddiadau yn barhaus
- I gyflwyno adroddiad blynyddol i IMPRESS o bob achwyniad rydym yn derbyn a’r canlyniadau
- I gyflwyno unrhyw achwyniad si ddim yn cael eu datrys gennym ni yn ffordd foddhaol ac amserol i IMPRESS ac i gydymffurfio gyda’r cyfarwyddiadau gan IMPRESS yn perthyn i’w Gynllun Rheoleiddiol
- I roi llinell gymorth chwythu’r chwiban gyfrinachol i’n gweithwyr sy’n cael eu gweithredu’n annibynnol gan IMPRESS a ddim cymryd unrhyw weithredai er anfantais unrhyw un sy’n defnyddio’r llinell gymorth neu’n gwrthod torri’r cod
Gwneud eich Achwyniad
Os gwelwch yn dda, darllenwch y Polisi Achwyniadau a’r weithdrefn cyn gwneud achwyniad.
Ddiffiniad o Achwyniad
3. Mae achwyniad yn unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd, gyfiawn neu na, amdano’r cynnwys golygyddol, safonau ein newyddiaduraeth neu ymddygiad ein gweithwyr/cyfranwyr sy’n rhan o gynhyrchiad ein cyhoeddiadau sy’n ymgysylltu a’r safonau fel eu gosod yn y Cod.
4. Dyle achwyniadau cael eu marcio’n amlwg. Fydd ymholiadau cyffredinol a cheisiadau am gywiriadau ddim yn arfer cael ei ddelio gyda fel achwyniad o dan y polisi yma, oni bai fod yr achwynydd yn gwneud e’n glir fod nhw mhoen wneud achwyniad.
Pwy all Achwynio a Sut?
5. All achwyniadau dod o unrhyw berson neu sefydliad sy’n:
– Cael ei effeithio gan y toriad honedig o’r cod yn bersonol ac yn uniongyrchol
– Grŵp cynrychiolydd sy’n cael eu heffeithio gan y toriad honedig o’r cod, pan fod diddordeb cyhoeddus yn yr achwyniad
– Trydydd Parti yn edrych i sicrhau’r cywirdeb o’r wybodaeth cafodd eu cyhoeddi
6. Dyle achwyniad cael eu derbyn trwy e-bost neu’n ysgrifenedig, ond fydd achwyniadau cael eu derbyn trwy unrhyw ddulliau rhesymol arall lle nid yw e’n gyfleus neu ymarferol i’r achwynydd i achwynio yn ysgrifenedig.
Hawliau chwythu’r chwiban gweithwyr a chyfranwyr
7. Mae gweithwyr a chyfranwyr yn cael eu hannog i gysylltu â’r llinell gymorth chwythu’r chwiban os ydy’n nhw’n cael eu dan bwysau i dorri safonau gafodd eu sefydlu yn y Cod neu os ydyn nhw gael pryderon nid yw’r safonau a sefydlwyd yn y Cod yn cael ei ddilyn yn gyffredinol gennym ni.
8. Fyddwn ni’n cyhoeddi’r manylion cyswllt y llinell gymorth i bob un o’m gweithwyr a’r cyfranwyr
9. Fydd unrhywun sy’n defnyddio’r llinell gymorth yn gwneud hynna gyda’m holl gefnogaeth ac yn gwybod ni fydden nhw’n cael sancsiwn o ganlyniad wneud hynna,
10. Rydym yn sicrhau i amddiffyn pob chwythwyr chwiban o unrhyw ddial, erledigaeth neu sancsiwn bosib os fod datguddiad wedi cael eu gwneud yn ewyllys da hyd yn oed os fod ymchwiliad annibynnol dilynol gan IMPRESS mewn i’m newyddiaduraeth yn darganfod toriad o’r Cod neu o’r Cynllun Rheoleiddiol IMPRESS. Er mwyn osgoi amheuaeth, Ni fyddent yn cymryd unrhyw weithredai erbyn unrhywun sy’n defnyddio’r llinell gymorth chwythu’r chwiban IMPRESS neu’n gwrthod torri’r Cod Safonau a fabwysiadwyd gennym ni fel rhan o’m cydymffurfiad gyda’r Cynllun Rheoleiddiol IMPRESS.
Cyfrinachedd
11. Fydd y wybodaeth achwyniad yn cael eu trin yn sensitif, yn ddweud dim ond y bobl sydd angen wybod a ddilyn unrhyw ofynion Amddiffyn Data. Cofnodion Cydymffurfiaeth
12. Mewn parch o bob teitl, fyddwn ni yn cynnal record ysgrifenedig o bob achwyniad, yn gynnwys enw a’r manylion cyswllt o’r achwynydd, y deunydd neu’r ymddygiad o ran yr achwyniad yn cael eu gwneud a’r honedig o dorri’r cod.
13. Am bob record achwyniad, fyddent yn gynnwys unrhyw gamau rydym wedi cymryd i fynd i’r afael â’r broblem, a’r canlyniad yr achwyniad. Fydd record yn cael ei wneud yn ar gael i IMPRESS a’r gymuned (yn ffurf wedi ei olygu lle’n angen), am gyhoeddiad IMPRESS yn ei adroddiad Blynyddol.
14. Fyddwn ni yn riportio i IMPRESS pob methiant cydymffurfiad rydym yn dod i wybod amdano (ai cwynir ai peidio)
15. Mae monitro a dysgu o achwyniadau yn digwydd yn chwarterol gennym ni i adnabod unrhyw dueddiadau gall ddangos angen i gymryd mwy o weithred amdano.
Cyfrifoldeb
16. Mae cyfrifoldeb cyffredinol am y polisi yma a’u dienyddiad yn gorwedd gyda’n bwrdd rheoli.
17. Fydd cyfrifoldeb i sicrhau fod pob achwyniad yn cael eu delio gydag yn dilyn y polisi yma yn gorwedd gydag uwch swyddog cyfreithiol enwebedig ac unigolyn safonau cydymffurfio am bob teitl.
18. Fydd pob teitl yn gynnwys datganiad o drefniadau sy’n gynnwys manylion o’r strwythur awdurdod mewnol lle yw cyfrifoldebau am gydymffurfiant i’r cod yn gorwedd, i bwy fydd methiant cydymffurfio yn cael ei reportio (ai cwynir ai peidio), hefyd yn gynnwys camau i ddelio gydag unrhyw fethiannau i gydymffurfio.
Gweithdrefn
Cam Un: Wneud Achwyniad
1. Mae gwybodaeth amdano sut i wneud achwyniad wedi cael eu cyhoedda’n glir ar wefan Red Brand Media (o dan ‘Complaints’), pob un o’m wefannau cyhoeddiadau (o dan ‘complaints’ ac yn ailgyfeirio i’r wefan Red Brand Media) ac yn y ‘Llanelli Standard’ (tudalen 2 yn brint ac o dan ‘complaints’ ar-lein).
2. Gall achwyniadau cael eu danfon yn ysgrifenedig i ni at Red Brand Media, CETMA Business Centre, Marsh St, Llanelli, SA15 1BG, drwy e-bost i complaints@redbrandmedia.org.uk neu ffoniwch 01554 556886 neu unrhyw fodd rhesymol arall lle fod e’n fwy cyfleus ac ymarferol i’r achwynydd
3. Dyle achwyniadau gynnwys y wybodaeth yma cyn bydd yr achwyniad yn cael ei ystyried:
Enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn yr achwynydd
Os yw’r achwyniad yn amdano erthygl newyddion, mae rhaid cynnwys:
– Enw/dyddiad y cyhoeddiad a chyfeirnod tudalen o’r erthygl yn enwedig sy’n ffocws yr achwyniad yn ogystal i’r URL
– Linc URL i unrhyw elfen sain neu weledol o’r achwyniad
– Cyfrif ysgrifenedig o beth sy’n ffocws yr achwyniad gyda chyfeirnod clir o (i) unrhyw eiriau neu ymadroddion enwedig yn yr erthygl sy’n berthnasol i’r achwyniad; a (ii) unrhyw gymalau o’r Cod Safonau IMPRESS fod yr achwynydd yn credu wedi cael ei dorri
– Y canlyniad neu ddatrysiad dymunol yr achwynydd
Os yw’r achwyniad yn sôn am ymddygiad gweithiwr neu gyfrannwr mae rhaid cynnwys:
– Yr enw(au) o’r unigolyn(ion) sy’n ffocws yr achwyniad (os ydych yn gwybod) neu unrhyw wybodaeth arall gall helpu adnabod yr unigolyn(ion)
– Cyfrif ysgrifenedig o beth sy’n cael ei gwyno amdano gyda chyfeirnod clir i (i) natur o’r ymddygiad sy’n ffocws yr achwyniad yn gynnwys unrhyw amseroedd,dyddiadau,gohebiaeth neu unrhyw dystiolaeth berthnasol i gefnogi’r achwyniad; a (ii) unrhyw gymalau o’r Cod Safonau IMPRESS fod yr achwynydd yn credu wedi cael ei dorri
– Y canlyniad neu ddatrysiad dymunol yr achwynydd
4. Fyddynt yn gwneud ymdrech resymol i gysylltu â’r achwynydd trwy ffon, e-bost neu’n ysgrifenedig i sicrhau fod digon o wybodaeth wedi’i rhoi i ymateb i’r achwyniad
Cam Dau -Recordio, ymchwilio a datrys yr achwyniad
5. Dyle’r wybodaeth yr achwyniad cael eu rhoi i’r person rydym wedi enwebyddu i fod yn gyfrifol am safonau cyfreithiol a chydymffurfiad. Fydda nhw’n recordio fe yn y log cwynion a chydnabod derbyniad yr achwyniad trwy e-bost neu yn ysgrifenedig tu fewn 7 diwrnod o dderbyn yr achwyniad
6. Dyle’r gydnabyddiaeth o dderbynneb sôn am bwy fydd yn delio a’r achwyniad a pryd all y person sy’n achwynu disgwyl ateb. Dyle unrhyw gwrthdaro buddiannau cael ei ddatganu yma hefyd. Dyle gynnwys copi o’r Polisi Achwyniadau hefyd.
7. Mae’r unigolyn safonau cyfreithiol a chydymffurfiad yn gyfrifol am sicrhau fod amgylchiadau’n achwyniad yn cael ei ymchwilio’n deg a bod unrhyw gwrthdaro buddiannau yn cael eu rheoli. Gall hyn meddwl bydd angen yr achwynydd i roi mwy o wybodaeth, dogfennau neu dystiolaeth arall i gefnogi’r achwyniad.
8. Dyle’r achwynydd derbyn llythyr/e-bost penderfyniad olaf tu fewn 21 diwrnod o dderbyn yr achwyniad.
9. Fydd y llythyr penderfyniad olaf yn egluro i’r achwynydd maent yn cael y cyfle i gyfeirio ei achwyniad i IMPRESS, sôn am y terfynau amser perthnasol, fel ei ddweud yn gymal 4.4 yn Gynllun Rheoleiddiol IMPRESS, ac fel i gysylltu IMPRESS.
10. Heb sôn am a oes cyfiawnhad dros yr achwyniad neu na, dyle’r ateb disgrifio’r gweithredoedd i ymchwilio’r achwyniad, y casgliadau o’r ymchwiliad, ac unrhyw gamau a gymerwyd o ganlyniad i’r achwyniad.
Cam tri -Uwchgyfeirio’r achwyniad i IMPRESS
11. Os yw’r achwynydd ddim yn teimlo fel bod y broblem wedi cael ei ddatrys yn foddhaol gennym ni yn gam dau neu os yw’r achwynydd yn teimlo fel bod rheswm cyfiawnadwy pam fod yr achwyniad mor brys ni allen nhw aros i ni ateb, allen nhw gofyn fod yr achwyniad cael ei adolygu gan IMPRESS yn dilyn ei Gynllun Rheoleiddiol, trwy gysylltu IMPRESS yn defnyddio’r manylion sy’n dilyn.
IMPRESS: The Independent Monitor for the Press CIC
16-18 New Bridge Street, London, EC4V 6AG
ffon: 020 3325 4288
e-bost: complaints@impressreg.org.uk
Adolygiad
Mae’r polisi yma yn cael ei adolygu’n rheolaidd ac yn diweddaru pan fod angen. Mabwysiadu ar:
21ain Ionawr 2023
Adolygiad nesaf: 21ain Ionawr 2024
